Κανονισμός διαδικασίας σύμφωνα με το άρθρο 8 παρ. 2 του LkSG
Ι. Καθιέρωση και σκοπός της διαδικασίας υποβολής καταγγελιών
Η εταιρεία Miele έχει καθιερώσει μια κατάλληλη διαδικασία υποβολής καταγγελιών σύμφωνα με το άρθρο 8 του LkSG. Η διαδικασία υποβολής καταγγελιών δίνει στα ενδιαφερόμενα πρόσωπα τη δυνατότητα να αναδείξουν κινδύνους που σχετίζονται με τα ανθρώπινα δικαιώματα και το περιβάλλον, καθώς και παραβιάσεις των ανθρωπίνων δικαιωμάτων ή των περιβαλλοντικών υποχρεώσεων που έχουν προκύψει ως αποτέλεσμα των οικονομικών ενεργειών μιας εταιρείας στον δικό της επιχειρηματικό τομέα ή ενός άμεσου ή έμμεσου προμηθευτή.
II. Ευθύνη και προσβασιμότητα
Τη διαδικασία υποβολής καταγγελιών έχει αναλάβει ένας εξωτερικός δικηγόρος εμπιστοσύνης (διαμεσολαβητής), τα στοιχεία του οποίου παρατίθενται στη συνέχεια:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Τηλ.: +49 521 557 333 0/Κινητό τηλέφωνο: +49 151 58230321
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Πλατφόρμα υποβολής αναφορών: www.report-tvh.com
Ιστοσελίδα: www.thielvonherff.de
Ο δικηγόρος εμπιστοσύνης ενεργεί ως ανεξάρτητος και αυτόνομος δικηγόρος. Είναι αμερόληπτος και δεν υπόκειται σε οδηγίες της εταιρείας όσον αφορά την ουσιαστική αντιμετώπιση του θέματος. Ο δικηγόρος εμπιστοσύνης δεσμεύεται από το απόρρητο. Εφόσον το πρόσωπο που παρέχει τις πληροφορίες το επιθυμεί, τότε ο δικηγόρος οφείλει να σεβαστεί τον εμπιστευτικό χαρακτήρα της ταυτότητας αυτού.
III. Διαδικασία υποβολής καταγγελίας
Ο δικηγόρος εμπιστοσύνης λαμβάνει την καταγγελία και, εάν είναι απαραίτητο, συζητά τα στοιχεία της υπόθεσης με το πρόσωπο που προβαίνει στην αναφορά. Σε κάθε περίπτωση, ο πληροφοριοδότης λαμβάνει βεβαίωση παραλαβής.
Ο δικηγόρος εμπιστοσύνης εξετάζει εάν μπορεί να υπάρχει παράβαση καθήκοντος κατά την έννοια του LkSG ή παραβίαση άλλων νόμων ή εσωτερικών κανόνων. Εάν υπάρχουν επαρκείς ενδείξεις τέτοιας παράβασης, διαβιβάζει τα στοιχεία που του υποβάλλονται σε παραδεκτή μορφή στην εταιρεία για έρευνα, όπου το Τμήμα Συμμόρφωσης είναι υπεύθυνο για την επιχειρησιακή υλοποίησή της. Ο δικηγόρος εμπιστοσύνης δεν διεξάγει ο ίδιος την έρευνα για να μην θέσει σε κίνδυνο την ουδετερότητά του.
Η εταιρεία εξετάζει την πληροφορία σύμφωνα με το νόμο και τον εσωτερικό κανονισμό της και λαμβάνοντας υπόψη τα συμφέροντα όλων των εμπλεκόμενων μερών. Η έρευνα πρέπει να διεξάγεται γρήγορα και χωρίς σημαντικές διακοπές.
Τα πρόσωπα τα οποία αφορά η έρευνα πρέπει να αντιμετωπίζονται δίκαια και με σεβασμό. Το τεκμήριο αθωότητας ισχύει για όλα τα πρόσωπα που επηρεάζονται. Το δικαίωμα ακρόασης πρέπει να παρέχεται. Για τον λόγο αυτό, τα πρόσωπα που θίγονται από μια καταγγελία πληροφορούνται το συντομότερο δυνατό για την καταγγελία που έλαβαν και ενημερώνονται για τα δικαιώματα της πληροφόρησης και της διόρθωσης. Ωστόσο, εάν υπάρχει σοβαρός κίνδυνος η κοινοποίηση να θέσει σε κίνδυνο την έρευνα της πληροφορίας, η κοινοποίηση μπορεί να αναβληθεί έως ότου ολοκληρωθεί η έρευνα ή έως ότου εκλείψει ο κίνδυνος.
Η νομική αξιολόγηση των υπό έρευνα στοιχείων και ο καθορισμός των κατάλληλων μέτρων για την εξάλειψη και την πρόληψη των αθέμιτων επιχειρηματικών πρακτικών πραγματοποιείται από την εταιρεία, η οποία μπορεί να συμβουλεύεται για αυτόν τον σκοπό τον δικηγόρο εμπιστοσύνης. Τα μέτρα μπορεί να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, την κατάλληλη αστική αγωγή ή την εμπλοκή μιας αρχής. Ακόμη και αν δεν διαπιστωθούν παραβάσεις σε μια συγκεκριμένη περίπτωση, μπορεί να είναι σκόπιμο να γίνουν προτάσεις για αλλαγές στις εργασιακές και επιχειρηματικές διαδικασίες, καθώς και αλλαγές στους οργανωτικούς κανόνες και τους κανόνες συμπεριφοράς.
Το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά μπορεί να λάβει ανά πάσα στιγμή πληροφορίες σχετικά με την πορεία της υπόθεσης από τον Διαμεσολαβητή. Τρεις μήνες μετά την παραλαβή της αναφοράς, θα λάβει ανατροφοδότηση σχετικά με τα μέτρα που λήφθηκαν για την εξέταση της αναφοράς. Το αργότερο μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, ο Διαμεσολαβητής τον/την ενημερώνει για το αποτέλεσμα, στο βαθμό που αυτό είναι νομικά επιτρεπτό.
IV. Προστασία του προσώπου που παρέχει τις πληροφορίες
Ο πληροφοριοδότης προστατεύεται γενικά από διακρίσεις ή πειθαρχικά μέτρα. Οποιαδήποτε αντίποινα εναντίον του δεν θα γίνουν ανεκτά. Εάν υπάρχει οποιαδήποτε ένδειξη αντιποίνων κατά των πληροφοριοδοτών, πρέπει να επικοινωνήσετε αμέσως με τον έμπιστο σύμβουλο.
Εάν ο δικηγόρος εμπιστοσύνης έχει διαβεβαιώσει ένα πρόσωπο που παρέχει πληροφορίες για την εμπιστευτικότητα, δεν θα αποκαλύψει το όνομα και την ταυτότητά του στην εταιρεία ή σε τρίτους χωρίς τη συγκατάθεσή του. Σε περίπτωση που ο δικηγόρος εμπιστοσύνης ερωτηθεί ως μάρτυρας σε ποινικές, αστικές ή άλλες διαδικασίες, θα αποκαλύψει το όνομα και την ταυτότητα του προσώπου που παρέχει τις πληροφορίες μόνο εάν του επιτραπεί εγγράφως τόσο από το πρόσωπο που παρέχει τις πληροφορίες όσο και από την εταιρεία.
Η επιθυμία του προσώπου που παρέχει τις πληροφορίες να προστατεύσει την ταυτότητά του/της αντιτίθεται στο συμφέρον των προσώπων που επηρεάζονται από τις πληροφορίες κατά την αποκάλυψη των στοιχείων. Για αυτόν τον λόγο, επίσης, η σκόπιμη κατάχρηση της ευκαιρίας υποβολής καταγγελιών και πληροφορίων που παρέχεται από τον κανονισμό διαδικασίας σύμφωνα με το άρθρο 8 παρ. 2 του LkSG σελίδα 3 δεν θα γίνει ανεκτή. Ο έμπιστος σύμβουλος θα πρέπει να επισημάνει στο πρόσωπο που παρέχει τις πληροφορίες κατά την πρώτη συνέντευξη ότι σε περίπτωση σκόπιμης κατάχρησης της διαδικασίας καταγγελίας, η ταυτότητά του/της μπορεί να αποκαλυφθεί στην εταιρεία.
V. Προστασία δεδομένων
Η συμμόρφωση με τις νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης και τις διατάξεις του νόμου περί προστασίας δεδομένων διασφαλίζεται από τον δικηγόρο εμπιστοσύνης. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται περιορίζονται σε πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα, την ιδιότητα και τα στοιχεία επικοινωνίας των προσώπων που παρέχουν τις πληροφορίες και των ενδιαφερομένων, καθώς και σε άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι απολύτως απαραίτητα για τη διεκπεραίωση του θέματος. Επιπλέον, αποθηκεύονται μόνο τα αναφερόμενα στοιχεία, οι λεπτομέρειες επεξεργασίας, η εξέταση της αναφοράς και οι εκθέσεις ελέγχου.
Η περίοδος διατήρησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που καταγράφονται κατά τη διάρκεια της παροχής πληροφοριών και των ερευνών είναι δύο μήνες μετά την ολοκλήρωση των ερευνών. Η προθεσμία αυτή παρατείνεται αναλόγως εάν μετά την ολοκλήρωση της έρευνας ακολουθήσει πειθαρχική ή δικαστική διαδικασία ή άλλες διαφορές για τις οποίες πρέπει να χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα.
Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων επανεξετάζει σε τακτική βάση τη συμμόρφωση της διαδικασίας υποβολής καταγγελιών ως προς την προστασία των δεδομένων.
VI. Αποτελεσματικότητα της διαδικασίας προσφυγής
Η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας υποβολής καταγγελιών επανεξετάζεται μία φορά τον χρόνο και κατά περίπτωση, για παράδειγμα εάν η εταιρεία αναμένει μια σημαντικά μεταβαλλόμενη ή σημαντικά διευρυμένη κατάσταση κινδύνου στον δικό της επιχειρηματικό τομέα ή με τον άμεσο προμηθευτή της, για παράδειγμα ως αποτέλεσμα της εισαγωγής νέων προϊόντων, έργων ή ενός νέου επιχειρηματικού τομέα.